【重要】電子帳簿保存法改正への対応 追記あり

電子帳簿保存法の改正

令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正になりました。令和4年1月から適用になります。

内容は次の3点です。

(1)総勘定元帳などの帳簿の保存が容易になりました。

(2)紙の請求書・領収書等をスキャンしての保存が容易になりました。

(3)電子取引データ(データで作成された請求書・領収書等)はデータで保存することになりました。

 

 

現時点で対応が必要なのは(3)電子取引データの保存です。

電子取引データの保存について

私は、お客様が会計ソフトを使っている場合でも、決算後に総勘定元帳を紙で印刷して保存をお願いしています。しかし、紙の帳簿を保存するのは大変だというお声を時々いただきます。

請求書、領収書等の証拠資料も紙での保存をお願いしています。これらは帳簿より場所を取るので、保存はなおさら大変です。

 

これらについては、今までも電子帳簿保存法という法律があって、紙ではなく、パソコン等にデータで保存することも認められていました。しかし、税務署長の事前の承認が必要であったり、システム上の制約があったりして、私は利用をおすすめしてきませんでした。

 

今回の改正において、税務署長の事前承認が不要になるなど、制度が使いやすくなりました。

しかし、電子帳簿保存のうち(1)帳簿の保存と(2)紙の請求書等をスキャンしての保存は、今のところ義務ではないので急いで対応する必要はありません。

 

他方(3)電子取引データ(データで来た請求書・領収書等)の保存については、電子データ(PDFファイルなど)での保存が必要(義務)になりました。

今までは、これらのデータは紙に印刷して保存しておけば良かったのです。しかし、令和4年1月1日より、電子データは電子データとして保存しておかなければ、証拠資料の保存とは認められなくなります。

 

電子取引データとは何か

 電子データでの保存が必要な電子取引データ(電子取引の取引情報)とは何でしょうか。

 国税庁によれば、取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項が含まれるデータということです。請求書も含まれると考えます。

 

 ネット通販の領収書などは通常、紙ではもらえませんので、データでの保存が必要になります。ネット銀行の取引記録、ゆうちょ銀行の振替口座の受払記録(紙での交付を受けていない場合)も保存すべきデータになります。

電子取引データを保存するための要件

電子取引データの電子保存が保存として認められるために、次の要件が定められています。

(1)真実性の確保

データに不正がないようにしなければなりません。

訂正削除防止についての事務処理規定を作っておくことになります。

国税庁のウエブサイトにサンプルがあります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

 

(2)可視性の確保

いつでも見られることと、データを検索できることです。

 

日付、相手方、金額及びこれらを組み合わせて(および範囲を指定して)の検索ができるようにしておくことになっています。

具体的にどうすれば良いのか

 電子取引データを電子データとして保存すること自体はそれほど大変ではないと思います。パソコンに保存して、外部にバックアップをしておけば良いのです。

 

 しかし、日付、相手方、金額及びこれらを組み合わせて(および範囲を指定して)の検索ができるようするのが大変です。エクセルで日付、相手方、金額の項目を記載した索引を作るといった方法があるようですが、容易なことではありません。

 

   私は、この検索要件があるために、電子取引データの保存は一般にはむずかしいのではないかと思っていました。

 

 国税庁も、電子帳簿保存のQ&Aの補足説明で

「保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由がないにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。」と述べています。0021010-200.pdf (nta.go.jp)

 今まで通り紙に印刷して保存でも良いとも読み取れます。

 

   そんなとき、国税庁の資料で、マネーフォワードクラウドBoxというサービスを見つけました。マネーフォワードのサイトを見てみると、電子取引データを電子帳簿保存法の要件に合わせて、容量無制限で、しかも無料でクラウドに保存するサービスであるとのことです。https://biz.moneyforward.com/box/

 

  早速マネーフォワードのIDを作って、クラウドBoxを使ってみました。保存したいデータファイルに名前を付けて、ファイルをドロップして、日付、相手名、金額を記入すれば保存可能です。

 

後の検索のために相手名を統一する(例えば、アマゾンやAmazonではなく、amazonに統一する)必要があるでしょう。

 

今回私は、このマネーフォワードクラウドBoxの利用をおすすめしたいです。マネーフォワードクラウド会計を使っていなくても利用できます。

 

今から使っていれば、1月には十分慣れるのではないでしょうか。

 

 

追記

単純に、ファイルを保存する都度、後で日付、相手名、金額での検索ができるような名前を付けたらどうでしょう。

 

(例)20211202amazon16500.pdf

…「¥」はファイルに名前を付けるときに使用できませんので「円」にしました。

 

 この場合、ファイル名をエクスプローラーで検索するとして、日付や金額を組み合わせての検索(AND)はできますが、日付や金額の範囲を指定しての検索ができるかどうかがわかりません。しかし、税務調査のときにデータをダウンロードして提出できれば、日付や金額の範囲指定の検索はできなくても良いとのことですので、これでも良いのでしょう。

 

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

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